การประชุมคณะกรรมการเตรียมงานวิ่งฯสมาคมชาวเพชรบุรี
วันเสาร์ที่ ๑๗ พ.ย.๒๕๖๑ ณ ร้านครัวไทย
รายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม
๑.นายประหยัด แสงหิรัญ
๒.นายกมล แมลงทับ
๓.นายเสถียร พิพิธกุล
๔.นายธวัชชัย จัตตุพรพงษ์
๕.นางกฤษณา ศรีสุทธิสอาด
๖.นายเสนาะ ปิ่นทอง
๗.นายทวีศักดิ์ วัดอุดม
๘.นายภูมิพัฒน์ ปักษานนท์
๙.นายสมทรง พูลทัศน์
๑๐.นายสถิตย์ กระต่ายอินทร์
๑๑.นายประสาสตร์ นกเอี้ยงทอง
๑๒.นายประเสริฐ บุญสมบูรณ์สกุล
เริ่มประชุม ๑๘.๒๐ น.
กิจที่ประชุม
วาระที่ ๑ ประธานแจ้งเพื่อทราบ
ประธานได้แจ้งให้ที่ประชุมทราบถึงการประชุมสมาคมชาวเพชรบุรีที่อนุมัติให้มีการจัดการเดิน-วิ่งการกุศล “เพชรบุรี รัน แอด แก่งกระจาน” เพื่อเป็นการเผยแพร่ชื่อเสียงจังหวัด ส่งเสริมการท่องเที่ยว การนำรายได้สู่จังหวัด ชุมชนและยังเป็นการหารายได้เข้าสมาคมชาวเพชรบุรีเพื่อจัดกิจกรรมสาธารณประโยชน์ต่อไป โดยมอบหมายให้ประธานเป็นผู้รับผิดชอบในการดำเนินการและไปตั้งคณะกรรมการดำเนินการต่อไปทั้งนี้ให้ใช้งบประมาณในการรับสมัครเป็นค่าดำเนินการใช้จ่ายอย่างพอพียงอาจคงเหลือเข้าสมาคมพอสมควร ส่วนรายได้ที่จะนำเข้าสมาคมจะมาจากผู้สนับสนุนเป็นส่วนใหญ่
ที่ประชุมรับทราบ
วาระที่ ๒ รายงานความคืบหน้าการจัดงาน
ประธานได้มอบให้นายกมล แมลงทับ เลขานุการรายงานความคืบหน้ามีรายละเอียดดังนี้
บริษัทออแกไนซ์ได้เปิดให้มีการสมัครทางเว็ปไซด์ www.sanookrun.com มีรายละเอียดในเว็ปดังกล่าวและค่าสมัครของ VIP แก้ไขเป็น ๑,๒๐๐ บาทแล้ว การสมัครทางออนไลน์จะสามารถทราบจำนวนได้อย่างชัดเจน การจ่ายเสื้อวิ่งก็มีขั้นตอนจัดส่งให้กับผู้สมัครทางไปรษณีย์ได้ตามความประสงค์ซึ่งทางบริษัทจะเป็นผู้ดำเนินทั้งหมด ระบบการเงินก็จะโอนมาเข้าบัญชีที่คณะกรรมการที่เปิดบัญชีไว้ส่วนรายละเอียดส่วนที่บริษัทออแกไนซ์ดำเนินการจะมีการทำสัญญาในรายละเอียดต่างๆครอบคลุมในขอบงานทั้งหมดตั้งแต่จัดเวที แสง เสียง จุดปล่อยตัวเส้นชัย ป้ายบอกทางจุดเติมน้ำ ๒ กิโลเมตรต่อจุด กรรมการเทคนิค ฝ่ายรักษาความปลอดภัย ฝ่ายแพทย์รถพยาบาล จุดฝากของ วิทยุสื่อสาร ความสะอาด ไม่รวมอาหารเลี้ยงผู้เข้าร่วม ถ้วยรางวัล เหรียญ เสื้อวิ่ง บริษัทเสนอราคา ๓๐๐,๐๐๐ บาท ตอนนี้มีผู้สมัครเข้ามาแล้ว ส่วนในรายละเอียดคณะกรรมการที่ได้รับมอบหมายจะประสานกับบริษัทออแกไนซ์อย่างไรขอให้บริษัทฯรับสมัครผู้เข้าแข่งเพิ่มขึ้นก่อนและจะแจ้งให้คณะกรรมการทราบและอาจต้องไปสำรวจสถานที่ตั้งเวทีสถานที่พัก เส้นทางการวิ่ง ก็ขอให้แต่ละฝ่ายเตรียมกรรมการไว้ที่จะดำเนินการร่วมกับบริษัทออแกไนซ์ ทั้งนี้ที่ประชุมขอเพิ่มเติมการสมัครหน้างานกรณีเสื้อวิ่งไม่พอก็ให้สมัครวิ่งได้แต่สมัครราคา ๓๐๐ บาท
ประธานได้ให้หัวหน้าฝ่ายต่างๆรายงานเบื้องต้น
ฝ่ายที่พัก นายภูมิพัฒน์ ปักษานนท์ จะไปรวมรายชื่อที่พัก จำนวนห้อง ราคา เบอร์ที่ติดต่อได้เพื่อแจ้งให้ผู้สมัครติดต่อประสานงานโดยตรงกับเจ้าของสถานที่ ทั้งนี้ ฝ่ายเลขาฯได้เสริมว่าให้ติดต่อประสานกับคุณธรรมา ลอยโพยม ๐๘๑-๘๘๐๖๓๘๒ ที่ดูแลที่พักและการท่องเที่ยวในเขตเพชรบุรีแจ้งเบอร์ติดต่อบนเว็ปไซด์ไว้ด้วยแล้วเพื่อให้ผู้สมัครติดต่อโดยตรง ทั้งนี้ที่ประชุมแจ้งให้ฝ่ายที่พักต้องจัดหาที่พักสำหรับคณะกรรมการจัดงาน ผู้ใหญ่ที่เชิญมาร่วมงานไว้ด้วย หัวหน้าฝ่ายรับทราบและรับจะไปดำเนินการ
ฝ่ายสถานที่ คุณเสถียร พิพิธกุลจะไปประสานกับบริษัทออแกไนซ์ในเรื่องการตั้งเวที สถานที่จอดรถ บริเวณจัดเลี้ยง จุดวิ่งไป-กลับ แล้วจะนำเสนอต่อไป
ฝ่ายแพทย์พยาบาล คุณทวีศักดิ์ วัดอุดม รับจะไปประสานงานกับบริษัทออแกไนซ์จะจัดหน่วยแพทย์ซึ่งในข้อตรงลงบริษัทออแกไนซ์จะจัดหน่วยแพทย์บริการอยู่ด้วยแล้ว ซึ่งมีการจัดรถพยาบาลเคลื่อนที่เร็วพร้อมเครื่องช่วยชีวิตพร้อม มีเต้นอำนวยการกลางและจัดรถรับผู้เข้าแข่งขันที่ไม่สามารถวิ่งต่อไปได้กลับมา ณ จุดปล่อยตัว
ฝ่ายรักษาความปลอดภัยและจราจร นายเสนาะ ปิ่นทอง จะไปประสานกับนายอำเภอและผู้กำกับที่ อ.แก่งกระจาน จัดชุดดูแลความปลอดภัยผู้เข้าร่วมตั้งแต่ คืนวันที่ ๙ พ.ย. ๖๒ ทั้งในบริเวณที่ผู้เข้าร่วมพักเต็นท์และบริเวณสถานที่จอดรถของผู้เข้าร่วมด้วย ทั้งนี้จะประสานกับบริษัทออแกไนซ์ต่อไป
ฝ่ายถ้วย เหรียญและเสื้อ คุณกฤษณา ศรีสุทธิสะอาด จะประสานกับบริษัทออแกไนซ์ในการมอบเหรียญ ถ้วยรางวัล ที่ประชุมขอให้ช่วยจัดคนถือถ้วย เหรียญรางวัล ที่แต่งชุดพิเศษที่ดูสวยงามซึ่งอาจจะขอสาวๆจากรีสอร์ทมาช่วยในส่วนนี้ หัวหน้าฝ่ายรับไปเจรจาเพื่อเสนอต่อไป ทั้งนี้ต้องจัดเสื้อให้คณะกรรมการจัดงานและกรรมการสมาคมฯดังกล่าวด้วยซึ่งคงต้องสำรวจรายชื่อและขนาดต่อไป
ฝ่ายเหรัญญิกและหารายได้ ประธานได้แจ้งว่าได้เปิดบัญชีโครงการวิ่งไว้แล้วและทางสมาคมชาวเพชรบุรีได้อนุญาตให้ใช้งบประมาณค่าสมัครเป็นค่าดำเนินการค่าใช้จ่ายส่วนต่างๆได้คงพอมีส่วนเหลือจากการจัดการแล้วเป็นรายรับเข้าสมาคมบ้าง ทั้งขอให้ฝ่ายจัดการแข่งขันช่วยหารายได้โดยนายกสมาคมฯพร้อมเซ็นหนังสือขอการสนับสนุนให้ได้แต่การขอการสนับสนุนครั้งนี้ไม่สามารถนำไปเป็นส่วนลดภาษีได้ การเบิกจ่ายเงินที่จะนำไปดำเนินการครั้งต่อไปจะมีเกณฑ์มาแจ้งให้ทราบส่วนที่มีค่าใช้จ่ายมาก่อนหน้านี้ประธานสำรองไปก่อน ในวันนี้ตัวแทนฝ่ายการเงินฯมาคือคุณประสาสตร์ นกเอี้ยงรับทราบแนวทางไปแจ้งในฝ่ายต่อไป
ฝ่ายพิธีการและประชาสัมพันธ์ นายประเสริฐ บุญสมบูรณ์สกุล แจ้งว่าฝ่ายพิธีการฯจะเป็นฝ่ายควบคุมเวลาให้การดำเนินการเป็นไปตามกำหนดโดยประสานกับบริษัทออแกไนซ์และทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง จัดเตรียมต้อนรับผู้ใหญ่ ประกาศข่าวสาร เตรียมคำกล่าวรายงานประธาน คำกล่าวเปิด เชิญผู้มอบรางวัลและเหรียญฯลฯ
ที่ประชุมรับทราบและเห็นด้วย
วาระที่ ๓ พิจารณาการจัดอาหารเลี้ยง
ประธานมอบหมายให้นายสถิตย์ กระต่ายอินทร์ที่ปรึกษาแจ้งรายละเอียดถึงขอบข่ายอาหารที่สมควรจัดบริการผู้เข้าร่วมซึ่งพอมีรายละเอียดดังนี้
มื้อแรก เย็นวันเสาร์ที่ ๙ ก.พ. ๖๒ เป็นอาหารมื้อหนัก บริการเวลา ๑๗.๓๐ – ๒๐.๓๐ น.
มื้อที่สอง เป็นของเบาก่อนวิ่ง น้ำเต้าหู้ ปาท่องโก กล้วยหอม บริการตั้งแต่ ๐๔.๐๐-จนเข้าเส้นชัย
และอาหารหนักหลังเข้าเส้นชัยจนปิดการแข่งขัน ทั้งนี้ต้องตั้งจุดบริการหลายๆๆจุดเพื่อจะได้บริการได้ทั่วถึง
ที่ประชุมเห็นชอบให้จัดอาหารเลี้ยงโดยเสนอราคา ๕๐ บาทต่อมื้อ รวมเป็น ๒ มื้อ(๑๐๐ บาท) จำนวน ผู้เข้าร่วมประมาณ ๔,๐๐๐ – ๖,๐๐๐ คนและมอบหมายให้คุณธวัชชัย จัตตุพรพงษ์หัวหน้าฝ่ายอาหารไปสำรวจจัดอาหาร ผลไม้ตลอดจนภาชนะที่จะใส่บริการและสามารถเสนอราคาที่เหมาะสมในการประชุมครั้งต่อไป
วาระที่ ๔ เรื่องอื่นๆ
คุณเสถียร พิพิธกุล ได้สอบถามเรื่องการขอการสนับสนุนแล้วต้องกำหนดเป็นตัวเงินหรือไม่และจะมีการตอบแทนอย่างไร
ประธานชี้แจงว่าได้มีการพูดคุยกันในหัวข้อนี้ในการประชุมคณะกรรมการสมาคมฯแล้วสรุปว่าไม่กำหนดราคาแต่จะมีเครื่องหมายของบริษัทนั้นได้ที่บอร์ดเวที จุดปล่อยตัว ป้ายวิ่งที่ติดบอกทาง ในป้ายเลขติดประจำตัวผู้วิ่งสุดท้ายจะมีหนังสือขอบคุณให้
คุณสถิตย์ กระต่ายอินทร์ เสนอว่าการจัดการวิ่งทุกครั้งจะมีนักวิ่งที่แต่งตัวเป็นแฟนซีหรือชุดแข่งขันแปลกประหลาดหรือชุดสวยงามซึ่งทั่วๆไปทางผู้จัดจะมีของที่ระลึกมอบให้กับผู้แต่งชุดดังกล่าวในงานนี้จะมีของที่ระลึกได้หรือไม่โดยราคาที่ไม่แพง
ประธานมอบให้ฝ่ายพิธีการลองไปศึกษาดูสิ่งของและราคาแล้วนำเสนอต่อไป
ประธานนัดประชุมกรรมการทุกท่านในวันเสาร์ที่ ๕ มกราคม ๒๕๖๒ ณ ร้านจ๊ะเอ๋ เวลา ๑๖.๓๐ น.
ปิดประชุม เวลา ๒๐.๒๐ น.
นายประเสริฐ บุญสมบูรณ์สกุล ผู้บันทึกการประชุม